我們都知道溝通是很重要的,因?yàn)橹挥形覀冞M(jìn)行溝通,我們才會(huì)知道對(duì)方的想法,才會(huì)更加的相互理解。但是我們?cè)跍贤ǖ臅r(shí)候還是有原則的,我們只有掌握這些原則,我們才可以更好的珍惜。下面的是語(yǔ)言溝通的五項(xiàng)基本原則,希望對(duì)大家會(huì)有所幫助!
一、為人謙遜
狹義的溝通僅僅是指一種交流的技巧,但是,對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō),溝通更重要的是一種維持和諧人際關(guān)系的一種手段;秘書(shū)與同事溝通的目的在于做好工作并維持和諧的關(guān)系。所以,在開(kāi)始溝通之前,你一定要端正自己的心態(tài)。如果你自私或自大,那你就很難達(dá)到有效溝通。
小田進(jìn)公司不久,總經(jīng)理的秘書(shū)就出國(guó)留學(xué)去了,由于她的謙虛、勤奮和聰明,總經(jīng)理秘書(shū)這個(gè)空缺就被她填補(bǔ)了。隨著“地位”的變化,她開(kāi)始有些飄飄然了;不久,同事們能從她說(shuō)話的口氣中感受到她那種無(wú)形的優(yōu)越感。
市場(chǎng)部張經(jīng)理原來(lái)是總經(jīng)理辦公室副經(jīng)理,小田的頂頭上司,這天他打電話來(lái)找總經(jīng)理。小田回答:“總經(jīng)理出去了,等他一回來(lái)我馬上就與您聯(lián)絡(luò)。”
小田的這種回答讓張經(jīng)理非常郁悶。都是同一個(gè)公司的人,為什么還要“聯(lián)絡(luò)”?聽(tīng)小田這口氣,總經(jīng)理只屬于她一個(gè)人,自己只是一個(gè)外人!他越想越生氣,覺(jué)得有必要找個(gè)機(jī)會(huì)在總經(jīng)理那里參她一“本”,讓她知道自己有幾斤幾兩。如果小田這么答復(fù)他:“總經(jīng)理現(xiàn)在不在,等他一回來(lái)我就給您打電話,你看可以嗎?”那張經(jīng)理心里就會(huì)舒服很多。
表面上看起來(lái)這是說(shuō)者無(wú)心,聽(tīng)者有意,但這種“無(wú)心”實(shí)際上也是“潛意識(shí)”作用的結(jié)果,所以,秘書(shū)一定要有謙遜的心態(tài),否則,在溝通中你隨時(shí)都會(huì)流露出那種無(wú)形的優(yōu)越感,而這種無(wú)形的優(yōu)越感又會(huì)讓你的人際關(guān)系受到無(wú)形的傷害。因此,一些秘書(shū)常常感嘆,說(shuō)自己不知什么時(shí)候把就又把哪路神仙得罪了。
二、說(shuō)話委婉
作為秘書(shū),無(wú)論是與公司內(nèi)部員工溝通,還是與公司的客戶溝通,一定要注意說(shuō)話的方式,盡量委婉,因?yàn)槊總�(gè)人都有自尊心,都愛(ài)面子,如果你不注意說(shuō)話的方式,就很容易傷對(duì)方的自尊心。可以說(shuō),說(shuō)話的方式與說(shuō)話的內(nèi)容一樣影響溝通的效果。同樣一件事,如果你說(shuō)得委婉,那對(duì)方接受的可能性就比較大;如果你一開(kāi)口就讓對(duì)方感到不舒服,甚至?xí)�損害他的利益,那他就有可能與你針?shù)h相對(duì);如果對(duì)方產(chǎn)生了抗拒心理,那有效溝通就到此為止,你說(shuō)再多也沒(méi)用了,所以,作為秘書(shū),在與同事溝通過(guò)程中不要把委婉當(dāng)作撒謊,更不能看作是一種欺騙行為。
這天銷售部送來(lái)的本季的銷售報(bào)告,只羅列了這個(gè)季度的銷售數(shù)據(jù),沒(méi)有把銷售額大幅度下降的原因找出來(lái),上司不滿意,讓秘書(shū)于雪把報(bào)告退回銷售部讓他們重寫(xiě)。當(dāng)于雪把報(bào)告遞給銷售部經(jīng)理時(shí),她只說(shuō)總經(jīng)理如何如何不滿意;聽(tīng)著聽(tīng)著,銷售部經(jīng)理心里開(kāi)始不舒服了,抵觸情況緒也就上來(lái)了。于是不再聽(tīng)于雪說(shuō)什么,開(kāi)始計(jì)較于雪是怎么說(shuō)的。盡管他知道自己的報(bào)告沒(méi)寫(xiě)好,但他給自己找到了各種借口,最后兩人不歡而散。如果于雪說(shuō)話婉轉(zhuǎn)一些,比如先同情對(duì)方,說(shuō)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)太激烈,整個(gè)行業(yè)的大環(huán)境都不太好等,之后再說(shuō)出“增加內(nèi)容,找出原因”的意思,那銷售部經(jīng)理對(duì)她可能會(huì)是另外一種態(tài)度,溝通的目的自然就會(huì)達(dá)到。
三、看人說(shuō)話
俗話說(shuō)“交淺不言深”。作為秘書(shū),對(duì)于本公司的員工不認(rèn)識(shí)的恐怕不多,因?yàn)楸舜颂ь^不見(jiàn)低頭見(jiàn),但是,有些員工你并不一定熟悉,因?yàn)樵诠ぷ髦械慕煌�并不�?交情也不深,更不知對(duì)方底細(xì),因此,當(dāng)你與這樣的同事進(jìn)行溝通時(shí),如果你一開(kāi)口就談工作,直接了當(dāng)?shù)馗嬖V他自己找他的目的是什么,那么,在對(duì)方缺乏心理準(zhǔn)備或?qū)δ悴皇呛芰私獾那闆r下,他不僅很難接受你的意見(jiàn),而且很有可能產(chǎn)生強(qiáng)烈的抗拒心理。所以,當(dāng)你準(zhǔn)備做溝通時(shí),你最好先寒暄幾句,看看對(duì)方對(duì)你是什么態(tài)度;如果合適就進(jìn)入正題;如果對(duì)方對(duì)你還有戒心,那你不妨先說(shuō)點(diǎn)別點(diǎn),表現(xiàn)自己的誠(chéng)意。
隨著彼此的解了,有了交情,那說(shuō)起話來(lái)就比較方便了,因?yàn)樗�再也不�?huì)輕易地懷疑你的動(dòng)機(jī)了,即使你說(shuō)錯(cuò)了,他也會(huì)認(rèn)為你這是無(wú)心的,比較容易諒解你;你說(shuō)漏了嘴,他也可能用一句“開(kāi)玩笑的”掩飾雙方的尷尬,不會(huì)與你計(jì)較。如果你與他的交情很淺,那他就會(huì)提高對(duì)你的警惕性;你一句無(wú)心的玩笑,也有可能引發(fā)嚴(yán)重的誤會(huì)。作為秘書(shū),一定要養(yǎng)成“見(jiàn)什么人說(shuō)什么話”的習(xí)慣。這并不是讓你去欺騙同事,而是為了更好地溝通。
四、觀言察色
正如每個(gè)人都有自己獨(dú)特的個(gè)性一樣,每一個(gè)人在與他人溝通時(shí)也都有自己的習(xí)慣。作為秘書(shū),如果你能了解自己同事的這些溝通習(xí)慣,并根據(jù)他們的這些習(xí)慣來(lái)進(jìn)行溝通的話,那你的溝通就能事半功倍。
當(dāng)你準(zhǔn)備與對(duì)方溝通時(shí),你應(yīng)先觀察一下對(duì)方,看他是怎么想的,現(xiàn)在想不想與自己溝通。即使他還沒(méi)有開(kāi)口,你也可以通過(guò)他的神態(tài)或其他肢體語(yǔ)言來(lái)判斷。如果通過(guò)觀言察色,你知道了對(duì)方將用什么方?與自己交流,那你也差不多就了解了對(duì)方的真實(shí)意圖。為人真誠(chéng),與人為善,只有這樣,你才有可能讓對(duì)方暢所欲言,把心里話掏給你。
一些年輕的秘書(shū)為了追求效率,不管三七二十一,一見(jiàn)面就滔滔不絕說(shuō)開(kāi)了,不管對(duì)方情緒如何,想不想跟你交流。欲速而不達(dá),這樣的溝通不僅很難取得實(shí)際的效果,反而有可能增加溝通的難度,所以,溝通之前,最好先表現(xiàn)出自己的誠(chéng)意,不讓對(duì)方有什么壓力或其他想法;只有這樣,你才能讓對(duì)方想說(shuō)就說(shuō),從而達(dá)到溝通的目的。因此,作為秘書(shū)要注意養(yǎng)成這么一種習(xí)慣,那就是不要見(jiàn)了面一開(kāi)口就談工作;你問(wèn)候或閑聊兩句,在這個(gè)過(guò)程中觀察對(duì)方的氣色,用自己的誠(chéng)意表示對(duì)他的尊重,再順著對(duì)方的心情確定用什么方式進(jìn)行溝通。
五、謹(jǐn)慎
作為一個(gè)公司里交流溝通的樞紐,秘書(shū)成天與人打交道,要做到每說(shuō)一句都先打好腹稿不僅很難,而且也很累人,所以,有些話脫口而出很正常;但是,作為職業(yè)秘書(shū),在你每次溝通時(shí),你至少要做到說(shuō)好第一句話。
如果你一開(kāi)口說(shuō)話就談星期天加班,讓對(duì)方感到對(duì)自己沒(méi)什么好處,那他自然就會(huì)對(duì)你的話題失去興趣甚至產(chǎn)生反感。所以,你一開(kāi)口就要讓對(duì)方感興趣。比如,你先問(wèn)對(duì)方漂亮的連衣裙是在哪里買的,或者夸對(duì)方上個(gè)月的業(yè)績(jī),那她就有可能在不知不覺(jué)中被你吸引過(guò)來(lái),這樣氣氛融洽了,于是,后面的溝通就會(huì)變得順暢。